صداع اسمه رسائل الإيميل

نيويورك ـ من ريتشارد باوم
ترشيح الرسائل وتصنيفها أول الحل

تصور مئات الاشخاص يحدثونك في الوقت نفسه في موضوعات شتى وكل يتوقع رداً فورياً.

انه لأمر يبعث على الجنون ومع ذلك فهو يشبه ما قد تشعر به عندما تفتح صندوق بريدك الالكتروني لتجد أعداداً هائلة من الاسئلة والتعليقات والدعوات التي تتطلب ردوداً سريعة.

نعلم أن من حسن الأدب الاسراع بالرد فهذا من آداب السلوك التي تعلمناها غريزياً منذ أن تلكأ انسان العصر الحجري في الرد على مندوب مبيعات يتنقل ببضائعه من الحديد من كهف الى كهف.

وأظهر استطلاع نشر هذا الشهر اعدته شركة "اكزوبني" التي تصنع برمجيات للبحث في البريد الالكتروني أن نحو ربع الاميركيين وخمس البريطانيين الذين يفتحون بريدهم الالكتروني في غير أوقات العمل يفعلون ذلك لانهم يشعرون بأن من المتوقع منهم تقديم ردود سريعة حتى خارج أوقات العمل المعتادة.

غير أن الردود السريعة كثيراً ما تكون غير عملية خصوصاً ان كنت تعمل في شركة تتوقع منك القيام بعمل فعلي ولذلك اليك بعض الاستراتيجيات التي تمكنك من التعامل مع الرسائل الالكترونية المتراكة دون أن تفقد أعصابك:

ترشيح وتصنيف الرسائل

تتيح برامج البريد الالكتروني المختلفة ترشيح الرسائل وتصنيفها بطريقة الية بحيث تعرض في فئات تنطبق عليها مواصفات حددتها سلفاً.

وفد اخترت لنفسي فئة أطلقت عليها "أهم المتصلين" لا تظهر فيها الا الرسائل الواردة من رئيسي ومرؤوسي المباشرين وعدة عناوين أخرى، وهذه الرسائل هي التي تتطلب عادة أسرع رد.

ولدي فئة أخرى اسمها "لي فقط" وتحوي الرسائل المرسلة الي وحدي وليست موجهة في الوقت نفسه الى أي شخص آخر.
وتستحق هذه الرسائل على الأرجح رداً أسرع من غيرها أيضاً على الاقل لانه ما من مجيب غيري.

ويمكن اعداد فئات تحت عناوين أخرى مثل "رسائل عائلية" أو "رسائل من البنك" أو "أشخاص يقاضونني" أو أي شيء يهمك أكثر من غيره.

تقليل النسخ المرسلة الى آخرين

كثيرون منا يفرطون في ارسال نسخ من الرسالة نفسها الى آخرين غير المرسل اليه الاصلي فيبعثونها كذلك الى كل من ابدى رأياً في الموضوع الذي تتناوله.

وثمة أسباب مشروعة لاستخدام خاصية ارسال نسخة طبق الاصل اذ تفيد في اطلاع الاشخاص على تطورات أمر ما الا ان الافراط في استخدامها من الاسباب الاساسية لتضخم قائمة البريد الوارد.

ويمكنك أن تلفت نظر من يفعلون ذلك بلطف لكن أفضل طريقة لتعليم آداب السلوك هي دائماً الاسوة الحسنة فقلل من ارسال النسخ وسيحذو الآخرون حذوك.

وتستخدم برامج البريد الالكتروني المختلفة وسائل مختلفة لمساعدة المستخدم من بينها مثلاً الخاصية التي بدأت شركة غوغل تطبيقها في برنامج "جي ميل" في 30 اغسطس/آب وهي تمييز الرسائل المهمة من خلال ملاحظة مدى تواتر الرسائل المتبادلة مع العناوين المختلفة وجمعها في مقدمة قائمة البريد الوارد.